Rédiger des e-mails professionnels.
30 Septembre 2013
Lu par 2095 personne(s)
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, en 2013, il existe bien des conventions à respecter lorsque l’on envoie un e-mail à un client ou lorsqu’il s’agit d’une candidature.
Voici quelques règles de base qui vous permettront de les respecter.
1. Complétez le champ « sujet »/ « objet ».
Pour plus d’efficacité, pour encourager votre destinataire à vous lire, pour préciser l’importance du courriel, pensez à bien indiquer de quoi il s’agit en un ou quelques mots précis. Dans le cas d’une candidature, veuillez à rappeler le poste que vous briguez.
2. Indiquez le ou les pièces jointes.
Précisez toujours, dans le corps de votre courrier, les pièces et le nombre de pièces que vous avez jointes, en essayant au maximum de les alléger. Rien n’est plus désagréable à télécharger et ouvrir (et lire) qu’un fichier trop volumineux.
3. Soyez cohérent et courtois.
Un e-mail est une lettre. Une vraie lettre. Songez donc à saluer la personne à laquelle vous écrivez d’un « Cher X » ou d’un « Monsieur/Madame ». Saluez également à la fin de votre courrier électronique d’un « Cordialement » ou autre, suivi de votre nom et prénom, de votre adresse, ainsi que de votre numéro de téléphone.
De plus, pensez bien à vous relire pour vérifier que vous êtes cohérent dans le fond, que vous idées sont clairement exprimées et dans un ordre logique. Faites des paragraphes, aérez, n’hésitez pas à sauter des lignes et soyez le plus concis possible. Personne n’a le temps de lire de trop longues missives et l’écran n’est pas véritablement le support qui se prête le mieux à cela.
4. Respectez l’orthographe et la ponctuation.
Corrigez vos fautes avant d’envoyez votre courriel. Rien ne décrédibilise autant que les fautes d’orthographe ou les tournures trop maladroites. Pensez, de surcroît, à respecter de près la ponctuation (majuscules, points, virgules) qui appartient aussi au règne du professionnalisme, -n’en déplaise à beaucoup …
Evitez les abréviations, le langage SMS et les sigles peu clairs. Ecrivez les termes en entier et précisez les appellations qui peuvent sembler opaques au profane.
5. Soyez cohérent dans la forme.
Respectez la même police, la même couleur. Inutile d’innover à ce niveau ni de faire des tentatives d’originalité. Demeurez sobre, neutre. Cela ne vous dispense nullement, toutefois, d’utiliser les caractères gras ou de modifier la taille de la police de certains mots essentiels.
L´Equipe de ReKrute.com
Voici quelques règles de base qui vous permettront de les respecter.
1. Complétez le champ « sujet »/ « objet ».
Pour plus d’efficacité, pour encourager votre destinataire à vous lire, pour préciser l’importance du courriel, pensez à bien indiquer de quoi il s’agit en un ou quelques mots précis. Dans le cas d’une candidature, veuillez à rappeler le poste que vous briguez.
2. Indiquez le ou les pièces jointes.
Précisez toujours, dans le corps de votre courrier, les pièces et le nombre de pièces que vous avez jointes, en essayant au maximum de les alléger. Rien n’est plus désagréable à télécharger et ouvrir (et lire) qu’un fichier trop volumineux.
3. Soyez cohérent et courtois.
Un e-mail est une lettre. Une vraie lettre. Songez donc à saluer la personne à laquelle vous écrivez d’un « Cher X » ou d’un « Monsieur/Madame ». Saluez également à la fin de votre courrier électronique d’un « Cordialement » ou autre, suivi de votre nom et prénom, de votre adresse, ainsi que de votre numéro de téléphone.
De plus, pensez bien à vous relire pour vérifier que vous êtes cohérent dans le fond, que vous idées sont clairement exprimées et dans un ordre logique. Faites des paragraphes, aérez, n’hésitez pas à sauter des lignes et soyez le plus concis possible. Personne n’a le temps de lire de trop longues missives et l’écran n’est pas véritablement le support qui se prête le mieux à cela.
4. Respectez l’orthographe et la ponctuation.
Corrigez vos fautes avant d’envoyez votre courriel. Rien ne décrédibilise autant que les fautes d’orthographe ou les tournures trop maladroites. Pensez, de surcroît, à respecter de près la ponctuation (majuscules, points, virgules) qui appartient aussi au règne du professionnalisme, -n’en déplaise à beaucoup …
Evitez les abréviations, le langage SMS et les sigles peu clairs. Ecrivez les termes en entier et précisez les appellations qui peuvent sembler opaques au profane.
5. Soyez cohérent dans la forme.
Respectez la même police, la même couleur. Inutile d’innover à ce niveau ni de faire des tentatives d’originalité. Demeurez sobre, neutre. Cela ne vous dispense nullement, toutefois, d’utiliser les caractères gras ou de modifier la taille de la police de certains mots essentiels.
L´Equipe de ReKrute.com