Comment rédiger ses messages automatiques d’absence ?
5 Mai 2014
Lu par 3487 personne(s)
Il est bien loin le temps où l’on attendait une réponse à un courrier, durant dix jours, voire plus. Aujourd’hui, nous sommes dans l’ère du « tout, tout de suite », à tous les niveaux et pour la communication professionnelle plus encore. On s’attend à avoir une réponse dans l’heure, dans la journée, au plus tard.
Ceux qui s’absentent quelques jours le savent bien et créent leurs différents messages automatiques d’absence (message vocal et courriel).
Voici quelques règles de base à respecter pour conserver quelque crédibilité professionnelle :
1. Etre courtois, clair, net, précis et sobre.
Un message automatique d’absence doit contenir un mot de salutation d’entrée, doit préciser que vous êtes absent(e) de votre bureau, doit éventuellement en indiquer les raisons, doit évidemment indiquer votre date de retour.
Il est toujours bien perçu de fournir, si cela vous est possible, le nom, ainsi que les coordonnées, de la personne qui vous remplace, à joindre en cas de réelle nécessité.
2. Trouver et citer une personne « recours »
Si vous êtes en mesure de citer une « personne relais », pensez à bien l’en avertir auparavant et à lui expliquer succinctement les deux ou trois dossiers majeurs en question afin qu’elle ne soit prise au dépourvu ni pour ce qui est de la forme, ni pour ce qui concerne le fond. Cela sera judicieux pour tous.
3. Ne pas fournir de précisions inutiles
Il n’y a aucun intérêt –bien au contraire- à indiquer que vous êtes en train de faire de la plongée sous-marine dans les eaux transparentes du bout du monde ou que vous vous mariez aux Seychelles!
Ne fournissez de précisions que si celles-ci sont parfaitement professionnelles : voyage d’affaire, absence pour formation continue...
4. Eviter de faire de l’humour
Il y a un temps pour tout et vos messages écrits et/ou vocaux ne sont absolument pas le lieu de témoignage de vos talents de comique débutant ou averti. Expliquer que vous êtes au soleil, un cocktail fruité à la main, pendant que votre interlocuteur est face à son ordinateur, ne fera pas beaucoup sourire votre client et, même si vous étiez d’un humour décapant, la personne qui vous contacte attend de vous d’autres compétences. A éviter dans tous les cas de figures, donc.
L'Equipe de ReKrute.com
Ceux qui s’absentent quelques jours le savent bien et créent leurs différents messages automatiques d’absence (message vocal et courriel).
Voici quelques règles de base à respecter pour conserver quelque crédibilité professionnelle :
1. Etre courtois, clair, net, précis et sobre.
Un message automatique d’absence doit contenir un mot de salutation d’entrée, doit préciser que vous êtes absent(e) de votre bureau, doit éventuellement en indiquer les raisons, doit évidemment indiquer votre date de retour.
Il est toujours bien perçu de fournir, si cela vous est possible, le nom, ainsi que les coordonnées, de la personne qui vous remplace, à joindre en cas de réelle nécessité.
2. Trouver et citer une personne « recours »
Si vous êtes en mesure de citer une « personne relais », pensez à bien l’en avertir auparavant et à lui expliquer succinctement les deux ou trois dossiers majeurs en question afin qu’elle ne soit prise au dépourvu ni pour ce qui est de la forme, ni pour ce qui concerne le fond. Cela sera judicieux pour tous.
3. Ne pas fournir de précisions inutiles
Il n’y a aucun intérêt –bien au contraire- à indiquer que vous êtes en train de faire de la plongée sous-marine dans les eaux transparentes du bout du monde ou que vous vous mariez aux Seychelles!
Ne fournissez de précisions que si celles-ci sont parfaitement professionnelles : voyage d’affaire, absence pour formation continue...
4. Eviter de faire de l’humour
Il y a un temps pour tout et vos messages écrits et/ou vocaux ne sont absolument pas le lieu de témoignage de vos talents de comique débutant ou averti. Expliquer que vous êtes au soleil, un cocktail fruité à la main, pendant que votre interlocuteur est face à son ordinateur, ne fera pas beaucoup sourire votre client et, même si vous étiez d’un humour décapant, la personne qui vous contacte attend de vous d’autres compétences. A éviter dans tous les cas de figures, donc.
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